Uzaktan çalışanlar gün içinde genelde sayısız e-postalar, mesajlar, sanal toplantılar ve planlanmayan görüntülü aramalar ile ilgilenmek durumunda kalırlar. Bu karmaşık ortam, iletişim eksikliğine ve verimliliğin azalmasına yol açabilir.
Neyse ki, bunu iyileştirmek için çözümler var. Ekibinizin fazla çaba sarf edip bunalmadan iletişim kurabileceği, iş birliği yapabileceği ve görevlerini takip edebileceği akıcı bir dijital çalışma ortamı uzak bir hayal değil.
Farklı amaçlara yönelik geliştirilmiş bir dizi iş akış programı ve aracı ile uzaktan çalışanların adeta fiziksel ofiste bir aradalarmış gibi etkili biçimde çalışmalarını sağlamak mümkün. Bu yazıda söz konusu araçların örneklerini ve onları nasıl seçebileceğinizi bulabilirsiniz.
Uzaktan çalışma araçları nedir?
Uzaktan çalışma araçları, konum olarak birbirinden ayrı olan bireyler arasındaki takım çalışmasını ve iletişimi kolaylaştırmak için geliştirilmiş yazılımlardır. Bu araçlar, ekipteki kişilerin gerçek zamanlı veya asenkron olarak dosya paylaşabildiği, toplantı yürütebildiği, proje yönettiği ve fikir alışverişi yaptığı sanal bir iş ortamı sağlar.
Bu araçlar her şirketin iş akış yönetimi ve teknoloji setinin temel bir parçası haline gelmiştir. İster ofiste, ister uzaktan, ister hibrit çalışan bir organizasyon olsun tam zamanlı çalışanlar, serbest çalışanlar, ajanslar ve ortaklar ile daha iyi iş yapmanıza olanak tanırlar.
İhtiyaçlarınıza uygun doğru aracı nasıl seçersiniz?
Uzaktan ortak çalışma hızlı büyüyen bir alandır ve işletmeniz için yüzlerce araç bulmanız mümkündür. Ancak, her çözüm sizin için doğru çözüm olmayabilir. Size özel iş akışı ve ihtiyaçları düşünerek seçeneklerinizi iyice değerlendirmelisiniz.
Doğru araçlar seçmek için göz önünde bulundurmanız gereken temel etmenlerden bazıları şunlardır:
-
Ekibin boyutu ve bütçe: Araçların planlarını değerlendirirken kullanıcı sayınızı ve bütçe kısıtlamalarını göz önünde bulundurun.
-
Özellikler ve işlevler: Gerek sağlam bir video konferans, gerek gerçek zamanlı belge iş birliği, gerekse gelişmiş proje yönetimi olsun, İş akışınız için en önemli işlevleri belirleyin.
-
Kullanım kolaylığı ve öğrenme eğrisi: Uyum zamanını en aza indirmek ve en hızlı benimsenmeyi sağlamak için kullanıcı dostu arayüzü olan araçlara öncelik verin.
-
Entegrasyonlar: Veri yığılmalarından kaçınmak ve iş akışlarını pürüzsüz hale getirmek için araçların var olan yazılım setinizle entegre edilebildiğinden emin olun.
-
Güvenlik ve veri gizliliği: Hassas bilgileri korumak için sağlam güvenlik önlemleri sunan araçları tercih edin.
-
Ölçeklendirilebilirlik: Gelecekteki büyümeyi göz önünde bulundurun ve ekibiniz genişledikçe ölçeklendirebileceğiniz araçları seçin.
-
Şirket kültürü: Bazı araçlar daha gündelik, sohbet temelli ortamlar sunarken diğerleri daha yapısal bir yaklaşım izleyebilir. Yerleşik şirket kültürünüzle uyumlu olan araçları bulun.
Bu maddeler ışığında iş akışınıza dahil edebileceğiniz 10 uygulamaya göz atın.
1. PDF Guru
En iyi PDF düzenleyici PDF Guru, yaygın format PDF ile ilgili hemen her şeyi yapabileceğiniz online araçlarla donatılmıştır: PDF düzenleme, dönüştürme ve daha fazlası. Platform, güvenliğe büyük önem vermektedir. Üyelik bazlıdır ve işlem yaptığınız dosyalara kontrol panelinden erişebilirsiniz. Böylece zamandan ve mekandan çalışmanız mümkün olur.
Alternatifleri: Önizleme (sadece MacOS’ta).
2. Miro
Ekip arkadaşlarınızla beyin fırtınası yapabileceğiniz, kullanıcı yolculukları çizebileceğiniz, fikirleri görselleştirebileceğiniz bir beyaz tahta uygulamasıdır. Sonsuz bir alan, gerçek zamanlı iş birliği, şablonlar ve görsel eklentiler sunar. Temel özellikleri içeren ücretsiz planı vardır. Daha fazla özellik içeren ücretli planları 8 dolardan başlar.
Alternatifleri: FigJam.
3. Trello
Bu bilindik proje yönetme aracı, görevleri ve proje durumlarını takip etmek Kanban tahtalarını kullanır. İstediğiniz kişileri ve teslim tarihlerini atayabilir, ardından Jira ve Slack gibi uygulamalara güncellenmiş bilgileri otomatik olarak gönderebilir veya görev kartlarını özelleştirebilirsiniz. Ücretsiz planı vardır; ücretli planları 5 dolardan başlar.
Alternatifleri: Jira, Asana.
4. WeTransfer
Hızlılık ve elverişlilik sunan basit, kullanımı kolay bir dosya paylaşma platformudur. Kullanmak için belgelerinizi sürükleyip bırakmanız ve alıcının e-postasını yazmanız yeterlidir. Gönderdiğiniz belgeler kısa sürede karşı tarafa ulaşacaktır. 2GB’ta kadar ücretsizdir; Ücretli planlar ayda 12 dolardan başlar ve 120 dolara kadar çıkar.
Alternatifleri: Smash.
5. Slack
Ekip etkileşimlerini merkezileştirmek ve kolaylaştırmak için tasarlanmış bir iletişim platformudur. Takım arkadaşlarının projelerde birlikte çalıştıkları, güncellemeleri paylaştıkları ve fikir alışverişi yaptıkları dinamik bir iş ortamı yaratır. Kanal organizasyonu, direkt mesajlaşma, dosya paylaşma, entegrasyonlar ve arama geçmişi sunar. Ücretsiz planı vardır.
Alternatifleri: Discord, Google Chat.
6. Zoom
Teke tek toplantılardan ve grup tartışmalarından şirkette herkesin katıldığı webinar sunumlarına kadar her şey için video iletişim yazımı sağlar. Uzaktan çalışanların yüz yüze bağlanabilmesi için en popüler araçlardan biridir. Yüksek kalitede videoların yanı sıra ekran paylaşma ve kaydetme gibi özellikleri de vardır. Ücretsiz planı bulunmaktadır.
Alternatifleri: Google Meet, Loom.
7. Figma
Ortak arayüz tasarımı ve prototip çalışmasına olanak tanıyan online tasarım aracıdır. Bulut tabanlı ortamı çok sayıda ekip arkadaşının aynı tasarım üzerinde düşünce aşamasından uygulamaya kadar eş zamanlı çalışmasını sağlar. Sürekli gelişmektedir, her yıl yeni özellikleri duyurulmaktadır. Ücretsiz kullanılabilir ama daha fazla özellik için ücretli planları mevcuttur.
Alternatifleri: Canva.
8. Google Drive
Google’ın sunduğu bir bulut depolama alternatifidir. 15 GB ücretsiz saklama alanı sunar. Daha fazla alana ihtiyacınız olursa satın alabilirsiniz. Google Drive üzerinde Google Docs, Google Sheets, Google Slides dosyaları oluşturabilir ve bunları paylaşıma veya düzenlemeye açarak ortaklaşa çalışabilirsiniz. Dışarıdan dosya yüklemek için de kullanmanız mümkün.
Alternatifleri: DropBox, OneDrive.
9. Microsoft Teams
Microsoft 365 Suite çatısı altındaki bu program, ekipler arası iş birliği için her şey dahil bir çözüm sunmayı amaçlar. Şirket içi sohbet, video konferans, dosya saklama, Microsoft uygulamaları ve üçüncü taraf uygulamaları ile entegrasyon mevcuttur. Evde kullanım için ücretsiz planı vardır. Kişisel plan yıllık 99,99 dolar, aile planı yıllık 129,99 dolardır.
Alternatifleri: Google Workspace.
10. ChatGPT
OpenAI’ın yapay zeka platformu ChatGPT, sohbet penceresinde yazılı veya sesli sohbet etmenize, görsel oluşturmanıza ve fikir üretmenize olanak tanır. Yazdıklarınızı düzeltebilir ve daha iyi alternatifler önerebilir. Direkt ortak çalışmaya uygun olmasa da sohbet bağlantılarını paylaşabilirsiniz. Günlük kullanımlarda ücretsizdir ama sık kullandığınızda kapasitesi azalır. Bu durumda devam edebilir veya ücretli plana geçebilirsiniz.
Alternatifleri: Google Gemini, Microsoft Copilot.
Uzakta çalışanlar için verimli bir iş süreci oluşturmak için iş yerinize ve amaçlarınıza özel araçları seçmeniz önemlidir. Böylece iş akışlarının tıkanmasını önleyebilir, iletişimsizliğin önüne geçebilir ve aynı konumda, hatta ayrı zamanda çalışmanın dezavantajlarını ortadan kaldırabilirsiniz. Bütçeniz dahilinde ekiplerinize onların yükünü hafifletecek alternatifler sunmanız dahil olan bütün tarafların memnuniyetini artıracaktır.
